Beheer jouw sites als een pro

Ben je verantwoordelijk voor het beheren en optimaliseren van je team- of projectsite in SharePoint, maar zoek je nog naar manieren om dit écht efficiënt te doen? In onze training SharePoint voor Site Managers leer je hoe je een goed georganiseerde, gebruiksvriendelijke site opzet die samenwerking bevordert en informatie toegankelijk maakt voor jouw team of organisatie.

Tijdens deze training gaan we in op de basisprincipes van SharePoint, maar richten we ons vooral op de specifieke tools en technieken voor sitebeheer. Van het aanmaken van pagina’s en bibliotheken tot het beheren van toegang en beveiliging – we behandelen alles wat nodig is om jouw SharePoint-site te laten werken zoals jij en je team dat nodig hebben. Ook ontdek je hoe je workflows kunt inzetten en slim gebruikmaakt van documentbeheer, zodat informatie overzichtelijk blijft en gemakkelijk te vinden is.

We werken met praktijkgerichte cases die aansluiten op jouw werk, zodat je na de training direct aan de slag kunt met de kennis en tools die je hebt opgedaan. Bovendien leer je hoe je analyses maakt van site-activiteit, zodat je de impact van jouw site continu kunt monitoren en verbeteren.

Of je nu een site wilt opzetten vanaf de basis of bestaande SharePoint-omgevingen wilt optimaliseren, na deze training ben je klaar om je rol als site manager met vertrouwen en kennis van zaken uit te voeren. Meld je aan en ontdek hoe SharePoint een nog krachtigere tool kan worden voor jouw team of organisatie!

Programma

SharePoint voor Site Managers

• Wat is SharePoint en waarvoor wordt het gebruikt?
• Verschillen tussen SharePoint Online en on-premise versies.
• De rol en verantwoordelijkheden van een site manager.

Navigeren in de SharePoint-omgeving

• Overzicht van de SharePoint-interface en belangrijkste componenten.
• Navigeren tussen sites, subsites en documentbibliotheken.
• Het begrijpen en aanpassen van de SharePoint-startpagina.

Structureren van de SharePoint-site

• Het organiseren van de inhoud met bibliotheken, lijsten en pagina’s.
• Structuur en hiërarchie: hoe sites, subsites en navigatie zijn opgebouwd.
• Beste praktijken voor het inrichten van een site voor verschillende gebruikersgroepen.

Documentbeheer en bestandsopslag

• Documentbibliotheken: aanmaken, instellen en beheren.
• Versiebeheer instellen en documenten terugzetten naar eerdere versies.
• In- en uitchecken van documenten en best practices voor documentbeheer.

Gebruikersbeheer en machtigingen

• Toegangsbeheer: groepen en machtigingen instellen voor verschillende gebruikers.
• Toewijzen en beheren van rechten op site-, lijst- en documentniveau.
• Rollen en rechten voor verschillende typen gebruikers (lezen, bewerken, vol beheerdersrechten).

Metadata en zoeken

• Wat is metadata, en hoe kan het worden toegepast binnen SharePoint?
• Kolommen en inhoudstypen aanmaken en beheren voor betere organisatie.
• Het configureren van zoekopties en het optimaliseren van vindbaarheid van documenten.

Inrichten en beheren van lijsten en bibliotheken

• Aanmaken en aanpassen van lijsten en bibliotheken voor databeheer.
• Werken met lijsten en bibliotheken om gegevens te organiseren en op te slaan.
• Importeren van gegevens uit Excel en aanpassen van lijstinstellingen.

Pagina’s en webonderdelen ontwerpen

• Aanmaken en bewerken van pagina’s voor inhoudspublicatie.
• Het toevoegen en configureren van webonderdelen zoals nieuws, lijsten en documenten.
• Inrichten van startpagina’s en subsites voor een gebruiksvriendelijke structuur.

Automatiseren van taken met workflows en Power Automate

• Wat zijn workflows, en hoe kunnen ze worden gebruikt in SharePoint?
• Het maken van eenvoudige goedkeuringsworkflows met Power Automate.
• Scenario’s en voorbeelden van geautomatiseerde taken binnen SharePoint.

Beveiliging en gegevensbeheer

• Het instellen van gegevensbeveiliging en privacy-instellingen.
• Inzicht in versiebeheer, archivering en back-upopties.
• GDPR-compliance en hoe SharePoint kan bijdragen aan databeveiliging.

Integratie met Office 365 en andere Microsoft tools

• Hoe SharePoint integreert met Microsoft Teams, OneDrive en Outlook.
• Samenwerken met Power Apps voor op maat gemaakte applicaties in SharePoint.
• Voorbeelden van integratie met Power BI voor het maken van visuele rapportages.

 Beheren en monitoren van activiteiten op de site

• Toegang tot en gebruik van auditlogs voor het bijhouden van gebruikersactiviteiten.
• Het analyseren van sitegebruik en statistieken voor inzicht in siteprestaties.
• Het beheren en verbeteren van de gebruikservaring op basis van inzichten.

Beheren van templates en sjablonen

• Het aanmaken en gebruiken van site- en paginasjablonen.
• Het opslaan van aangepaste configuraties als sjablonen voor nieuwe sites.
• Best practices voor het beheren van sjablonen binnen de organisatie.

Troubleshooting en ondersteuning

• Veelvoorkomende problemen met SharePoint en oplossingen.
• Foutmeldingen interpreteren en basisfoutoplossing.
• Bronnen voor ondersteuning: documentatie, community en ondersteuning van Microsoft.

Toekomstige ontwikkelingen en updates in SharePoint

• Blik op nieuwe functies en updates in SharePoint.
• Trends in samenwerking en documentbeheer met SharePoint.
• Tips voor het bijhouden van updates en het implementeren van nieuwe functies.

Doelgroep

De training SharePoint Site Management is bedoeld voor professionals die verantwoordelijk zijn voor het beheren en organiseren van SharePoint-sites binnen hun organisatie. Herken je de behoefte om overzicht te houden, inhoud up-to-date te houden en teamsites effectief in te richten, maar mis je nog de juiste kennis en tools? In deze training leer je hoe je SharePoint-sites optimaal beheert, zodat je met vertrouwen een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke omgeving kunt creëren voor jouw collega’s en teams.

Werkwijze

Aan de hand van een intakeformulier worden persoonlijke leerdoelen in kaart gebracht en is het mogelijk voor Academie Nederland om een gedetailleerd afgestemde training te verzorgen.

Onze trainingen zijn altijd praktijkgericht, op maat gemaakt en afgestemd op jouw en jullie situatie. Naast korte theoretische inleidingen, ga je actief aan de slag met oefeningen en praktijkvoorbeelden. Door in kleine groepen te werken, krijg je volop de gelegenheid om te oefenen met verschillende situaties en feedback te ontvangen.

Tevens is het mogelijk om voorbeelden die gebruikt worden in het dagelijkse werk te integreren in de training. Dit maakt de training direct toepasbaar in je dagelijkse werk.

Resultaat

• Effectief navigeren en beheren van SharePoint-sites.
• Sites en sub-sites aanmaken en configureren voor specifieke doeleinden.
• Documentbibliotheken opzetten en beheren voor gegevensopslag.
• Toegangsrechten en machtigingen instellen voor gebruikers en groepen.
• Lijsten en formulieren maken voor gegevensverzameling en -beheer.
• Pagina’s ontwerpen en opmaken voor een gebruiksvriendelijke interface.
• Integratie van andere Microsoft 365-apps en -diensten in SharePoint.
• Inhoud en versies beheren met versiegeschiedenis en goedkeuringsprocessen.
• Rapportages en statistieken genereren over sitegebruik en activiteit.
• Beveiligingsinstellingen en best practices toepassen voor gegevensbescherming.

Duur training

1 dag